A renovação dos nossos escritórios pode ser simultaneamente muito entusiasmante e stressante, por isso vamos dar-lhe alguns conselhos para tornar todo o processo muito mais simples.
Porquê? Que motivos tem a sua empresa para renovar o escritório?
A primeira questão a considerar é o motivo pelo qual está a renovar o escritório.
Então, a renovação do escritório deve-se a...
Necessidade de atualizar o mobiliário?
Expansão da empresa e necessidade de criar mais espaço?
Recomendações de saúde e segurança?
Aumento da motivação e da produtividade da equipa?
Melhoria da marca e da imagem perante novos clientes?
Quem?
Quem deve participar?
Ao longo do processo, há determinadas pessoas que devem participar na tomada das decisões finais sobre um projeto desta natureza. Mas quem são?
Certifique-se de que consulta as pessoas certas sempre que for necessário tomar decisões e envolva quem possa contribuir para que o projeto decorra sem contratempos, ajudando-nos a escolher e a considerar mais possibilidades. De um modo geral, as principais funções numa empresa serão:
Diretor administrativo: deverá manter o diretor-geral informado sobre a remodelação do escritório, uma vez que este certamente pretenderá aprovar o projeto e, naturalmente, o respetivo custo. Embora queira saber tudo o que acontece durante a renovação, é importante não o atualizar sobre todos os pequenos pormenores que não sejam essenciais.
Diretor de operações: deve saber quando será realizada a remodelação do escritório, para garantir que não existem interrupções na atividade da empresa durante o processo. É também importante para avaliar os requisitos de saúde e segurança ou de ergonomia e, geralmente, possui uma vasta experiência que poderá ajudá-lo a tomar decisões.
Finanças - O departamento financeiro da empresa deve definir os orçamentos para a renovação, para que saiba quanto pode gastar e consiga equilibrar os custos. É importante manter uma boa relação com esta pessoa, pois poderá ter de lhe pedir mais fundos se as coisas não correrem como planeado!
Responsável pelo escritório: deve envolver o responsável pelo escritório nas várias etapas do processo de renovação, pois este sabe quais são as alterações necessárias e, mais importante ainda, conhece bem as equipas e os espaços de que necessitam.
Marketing: o departamento de marketing pode ajudar a integrar a identidade da marca na fase de decoração da renovação. Também é importante consultá-lo sobre estilos e designs ao longo de todo o processo, uma vez que a incorporação das cores e dos logótipos da marca é essencial para renovar a imagem do escritório. Uma receção acolhedora e um espaço de trabalho moderno também podem ajudar a atrair novos clientes, e a equipa de marketing é a mais indicada para aconselhar sobre a melhor forma de tirar partido desta área.
Ajuda? Decida se precisa de uma empresa de design e renovação de escritórios.
Precisa de «ajuda» para conseguir o ambiente que procura? A maior despesa na remodelação do seu escritório será o design e a própria execução da obra.
Por isso, deve decidir se pretende trabalhar com uma empresa de design e renovação de escritórios ou se a sua empresa pode colaborar internamente para conceber o espaço e escolher o novo mobiliário de escritório.
Na Factoryoficina, os nossos consultores comerciais prestam-lhe aconselhamento e procuram tirar o máximo partido do seu espaço, sem qualquer custo adicional.
O quê? Encontre mobiliário de escritório adequado às suas necessidades.
Afinal, o que precisa de comprar para concluir o projeto?
Em primeiro lugar, analise o mobiliário do escritório anterior e verifique se existe algo que possa conservar e utilizar no novo espaço. As soluções de arrumação são, muitas vezes, os elementos que podem ser reutilizados ou adaptados.
Se decidiu começar com mobiliário de escritório novo, terá de elaborar um plano, pois uma parte essencial da renovação é o mobiliário que irá instalar no escritório.
Antes de começar a pensar no tamanho, no estilo e na cor do mobiliário de escritório, deve identificar todos os elementos essenciais de que necessitará para que a empresa funcione sem problemas:
Secretárias de escritório - para quantas pessoas? Existem necessidades especiais? E para os responsáveis pelo escritório?
Cadeiras confortáveis? Ergonómicas e adequadas a 8 horas de utilização?
Quantas unidades de arrumação? Todos precisam do seu próprio espaço? Existe uma área de economato ou de arquivo? Considere todos os tipos: blocos de gavetas, arquivadores, armários, estantes e armários de persiana.
Precisa de divisórias de privacidade para as secretárias? Ou trata-se de um escritório em espaço aberto?
Existem áreas de descanso no escritório? Precisa de sofás, bancos ou até pufes?
Uma secretária de receção acolhedora e respetivos assentos?
Mesas e cadeiras para a sala de reuniões?
Terá uma cafetaria ou sala de pessoal? Para quantas pessoas?
Depois de orçamentar as peças de mobiliário essenciais, poderá considerar elementos adicionais, como mobiliário flexível que proporcione aos colaboradores um espaço para desligarem do trabalho durante as pausas, ou até zonas para reuniões informais que promovam a colaboração entre a equipa.
Quando?
Conhece os prazos para saber «quando» precisa de ter tudo concluído? Assim que souber o que pretende incluir na renovação do escritório, poderá começar a falar com os fornecedores sobre a forma de satisfazer as suas necessidades.
Muitas vezes, uma renovação é determinada por uma determinada época do ano e, geralmente, está associada ao exercício financeiro da empresa, quer seja para utilizar um orçamento de despesas antes do final do ano, quer para ter o orçamento preparado para o exercício seguinte. Em qualquer dos casos, existem prazos a cumprir e, por vezes, datas-limite rigorosas para as faturas, por isso certifique-se de que aborda esta questão com o responsável financeiro.
Assim que conseguir calcular os prazos de entrega, poderá procurar empresas específicas capazes de satisfazer as suas necessidades. Se adquirir os produtos diretamente, algo cada vez mais comum, poderá encontrar uma empresa online que entregue produtos standard no dia seguinte. Se os artigos tiverem de ser concebidos ou fabricados por medida, poderá ter de esperar algumas semanas; certifique-se de que obtém todas as informações antecipadamente antes de efetuar a encomenda. Não se esqueça de que provavelmente terá de retirar o mobiliário antigo, por isso reserve tempo para esta tarefa antes da chegada dos novos artigos (um incentivo ao final do dia, com cerveja e pizzas, costuma reunir a equipa fora do horário de trabalho para concluir tarefas deste tipo)!
Verifique! É possível acomodar todos os colaboradores?
O último passo antes de assumir qualquer compromisso deve ser uma «verificação» final das suas necessidades. Antes de comprar o mobiliário, faça uma contagem rápida para garantir que encomendou secretárias de escritório suficientes para todos os colaboradores. Certamente não vai querer chegar ao dia da mudança e descobrir que não encomendou secretárias ou cadeiras suficientes para todos. Deve também certificar-se de que responde às necessidades individuais e investe no mobiliário adequado.
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