Uma secretária limpa, uma mente organizada.
Muitos de nós passamos bastante tempo sentados à secretária a realizar tarefas importantes. No entanto, se a secretária do seu escritório estiver desarrumada ou desorganizada, pode ser difícil manter a concentração e acompanhar o trabalho em curso.
Manter a secretária do escritório limpa e arrumada elimina as distrações e permite-lhe concentrar-se totalmente no que está a fazer. Se não é uma pessoa organizada e as limpezas não são o seu forte, não se preocupe: com o nosso guia passo a passo para limpar a secretária do escritório, pode transformar o seu espaço de trabalho:
1. Retire tudo da secretária
Antes de começar a limpar a secretária do escritório, retire tudo o que lá se encontra e coloque os objetos numa pilha ao seu lado. Poderá organizar esta pilha mais tarde e decidir o que é essencial e o que pode guardar numa gaveta. Antes de começar a organizar, precisa de uma secretária limpa.
2. Limpe todas as superfícies
Depois de retirar tudo da secretária, ficará surpreendido com a sujidade escondida por baixo de toda a desarrumação. Sabia que uma secretária de escritório comum é 400 vezes mais suja do que um assento de sanita comum? É surpreendente e demonstra por que motivo deve limpar regularmente a sua secretária.
Limpe o ecrã do computador, remova o pó de todas as superfícies e limpe as gavetas para eliminar quaisquer manchas. Para garantir que a secretária fica o mais limpa e livre de germes possível, utilize um spray antibacteriano e um pano húmido para limpar as superfícies. Depois de desinfetar a secretária do escritório, mantenha um desinfetante para as mãos por perto para ajudar a minimizar o risco de propagação de germes.
3. Mantenha o essencial por perto
Chegou o momento de tratar da pilha de objetos que retirou da secretária no início. Organize a pilha e decida o que é essencial. É aconselhável manter todos os materiais por perto para facilitar o acesso; as gavetas e os organizadores de secretária são soluções práticas para manter os artigos mais utilizados ao seu alcance.
4. Arquive os documentos
Provavelmente retirou uma montanha de papéis da secretária; aproveite agora para os organizar. Deite fora (ou destrua) os documentos de que já não precisa ou que já tem guardados no computador. Guarde os documentos que pretende conservar em capas e dossiers de argolas, para garantir que não ficam danificados nem são enviados acidentalmente para reciclagem.
5. Elimine as distrações
Um escritório pode estar repleto de distrações: os telefones a tocar, os e-mails a chegar e os colegas que param junto à sua secretária para uma conversa rápida podem fazê-lo perder o fio ao pensamento. Para reduzir ao mínimo as distrações e a desarrumação, elimine quaisquer objetos pessoais desnecessários e mantenha a zona por baixo da secretária arrumada. Estas distrações irão impedi-lo de alcançar o objetivo de ter uma secretária de escritório limpa e arrumada.
6. Não coma à secretária
Fez todos os possíveis para desimpedir, desinfetar e organizar a secretária do escritório; não vai querer estragar todo esse trabalho ao almoçar à secretária. A comida é o principal problema no que diz respeito à sujidade da secretária, aos odores e à falta de limpeza em geral. Todos os pratos, taças e talheres que tenham acabado na sua secretária devem ser levados para a cozinha.
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