Os empregadores e os colaboradores podem tirar o máximo partido do espaço de escritório nesta época, recorrendo a várias técnicas, como a aquisição do mobiliário de escritório adequado. Aproveitar a maior parte, se não a totalidade, do espaço disponível nas instalações é uma necessidade para qualquer escritório. Então, por que não organizá-lo de forma confortável e mais uniforme, permitindo que os colaboradores trabalhem com maior eficiência?
Podem ser implementados vários métodos e soluções para tirar o máximo partido do espaço de escritório. Por exemplo, áreas amplas, compartimentos de arrumação e armários de arquivo adequados são elementos que devem ser considerados para criar um ambiente de trabalho produtivo e espaçoso.
Sem estas soluções, o escritório seria menos agradável devido ao desconforto causado pela ausência destas importantes comodidades!
Tendo isto em conta, veremos aqui algumas ideias para tirar o máximo partido do nosso espaço de escritório!
Tire o máximo partido do seu espaço de escritório com o mobiliário adequado
1. Comprar mobiliário adequado ao escritório
Pode parecer apelativo comprar secretárias enormes, com muito espaço para distribuir documentos por toda a superfície de trabalho. No entanto, em muitos casos, uma secretária grande ocupará muito mais espaço do que o necessário.
Por este motivo, é preferível comprar secretárias e cadeiras de escritório adequadas às suas necessidades ou às dos seus colaboradores, bem como ao espaço disponível no escritório.
Uma secretária que pode ajudar a poupar uma quantidade significativa de espaço no escritório é a secretária regulável em altura. A utilização de uma secretária regulável em altura para trabalhar de pé não só traz benefícios para a saúde, como também permite poupar muito espaço, uma vez que não é necessária uma cadeira de escritório.
2. Dispor de soluções adequadas de arrumação e arquivo no escritório
Se o seu escritório tiver pouco espaço, boas soluções de arrumação podem ajudá-lo a gerir a área disponível, proporcionando um local onde guardar todo o equipamento de escritório.
Atualmente, existe no mercado uma grande variedade de armários de arquivo, incluindo modelos em madeira e metal.
Quer sejam armários de arquivo de um só nível ou com várias gavetas, estas soluções ajudam a organizar e a manter os documentos, equipamentos e consumíveis de escritório numa área de arrumação. Os armários de arquivo e as soluções de arrumação são uma excelente opção a considerar quando se pretende aproveitar ao máximo o espaço disponível no escritório.
3. Acomodar mais do que um colaborador numa secretária
Houve um tempo em que as pessoas iam trabalhar e permaneciam sentadas às suas secretárias das 9:00 às 17:00, quando terminava o turno. No entanto, por várias razões, já não é esse o caso.
Atualmente, muitas pessoas trabalham em horários irregulares, saem frequentemente do escritório no âmbito das suas funções ou trabalham ocasionalmente a partir de casa. Por conseguinte, em média, apenas trinta e cinco por cento das secretárias são utilizadas diariamente.
Nestas circunstâncias, os colaboradores podem partilhar secretárias e ambientes de trabalho, desde que os seus turnos não coincidam. Consequentemente, é possível poupar muito espaço, evitando a compra de mais mobiliário de escritório e aproveitando melhor o mobiliário já existente.
Formas alternativas de tirar o máximo partido do seu espaço de trabalho
Existem técnicas alternativas para otimizar a utilização do escritório. Por exemplo, ligar toda a rede de trabalho a um ponto central do escritório deve ser uma das primeiras medidas a adotar quando se pretende tornar o espaço mais eficiente. Independentemente da dimensão do seu escritório, a tecnologia interligada facilita consideravelmente o dia a dia de todos.
Por isso, concentre os seus dispositivos tecnológicos, impressoras, fotocopiadoras, aparelhos de fax, destruidoras de documentos e todos os equipamentos e ferramentas tecnológicos num único "ponto central".
A maioria dos equipamentos de escritório e dispositivos tecnológicos pode ser colocada sobre as mesas de reunião, que são suficientemente grandes para acomodar tudo. Por exemplo, existem mesas de reunião com 2 níveis, que permitem aproveitar melhor o equipamento de escritório. Além disso, há mobiliário de escritório que pode ajudar a garantir que tudo fica devidamente integrado.
A forma de tirar o máximo partido do espaço de escritório pode ser determinada pela área em metros quadrados e pela quantidade de mobiliário necessária. Em situações como esta, recomenda-se ter presente que "menos é mais".
Implementar algumas regras básicas
É particularmente importante que a sua empresa adote algumas regras básicas no ambiente de trabalho, para garantir que o respeito e a responsabilidade individuais se mantêm.
Definir regras básicas pode ser tão simples como pedir aos colaboradores que limpem a zona da cozinha e arrumem as suas secretárias no final do dia de trabalho.
Manter o ambiente de trabalho limpo e organizado, com a colaboração de todos os funcionários, pode libertar muito mais espaço no escritório. Acima de tudo, um ambiente de trabalho limpo pode contribuir para uma mente mais organizada e tornar os colaboradores mais produtivos no seu local de trabalho.
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