Escolher o equipamento de escritório adequado é uma decisão importante. Existem inúmeras marcas, tecnologias e funcionalidades por onde escolher.
Depois de decidir qual o produto que melhor se adapta às suas necessidades, resta ainda uma decisão importante: deve comprar ou optar pelo aluguer do seu equipamento de escritório?
Esta é uma questão que surge repetidamente sempre que é necessário tomar uma decisão comercial importante. Poderá também já ter ponderado as vantagens e desvantagens de comprar ou arrendar o seu espaço de escritório.
Como nem todas as empresas são iguais, não existe uma única resposta correta.
Não é possível afirmar que comprar é sempre a opção certa ou que o aluguer é sempre a melhor escolha. No entanto, existem algumas questões importantes que deve colocar antes de tomar uma decisão final sobre se comprar ou alugar uma fotocopiadora é a melhor opção para a sua empresa.
Deve comprar equipamento de escritório?
Comecemos por analisar as vantagens e desvantagens da compra de equipamento de escritório. Este equipamento será uma parte importante da sua atividade, pelo que é essencial tomar a decisão certa para a sua organização.
Uma das principais vantagens da compra é a propriedade. Depois de pagar o equipamento, este passa a ser seu, o que significa que todas as decisões ficam inteiramente a seu cargo. Se pretender personalizar ou alterar o equipamento, poderá fazê-lo livremente.
Enquanto proprietário do equipamento, pode vendê-lo quando quiser. Isto permite-lhe recuperar parte do custo inicial e investir esse valor em equipamento de escritório novo e atualizado. Muitas vezes, os custos de aquisição também podem ser deduzidos fiscalmente, mas deverá consultar um contabilista para determinar se o benefício fiscal será vantajoso para a sua empresa.
Naturalmente, existem alguns motivos pelos quais a compra do seu equipamento de escritório poderá não ser a decisão certa.
O custo inicial de aquisição é mais elevado. O leasing permite distribuir pagamentos de menor valor ao longo do tempo, o que pode ser mais favorável para o orçamento ou para a tesouraria de empresas com recursos limitados. Existem frequentemente opções de financiamento para as empresas que optam pela compra, mas os custos com juros poderão não ser um encargo que a sua empresa esteja disposta a assumir.
A manutenção regular deve ser sempre considerada para além do custo inicial de aquisição. A garantia do fabricante pode cobrir componentes defeituosos, mas poderá também exigir que leve o equipamento a um centro de assistência regional ou até que o envie para reparação.
Uma fotocopiadora ou impressora possui muitas peças móveis e necessita de assistência e manutenção regulares, para além da substituição ocasional de um componente avariado. Pagará esta assistência com base no tempo e nos materiais utilizados ou contratará um serviço de manutenção? Muitos compradores optam pela previsibilidade de um contrato de assistência, mas, em qualquer dos casos, trata-se de um custo que deve ser incluído no orçamento.
Por último, se a tecnologia evoluir e tornar o seu equipamento muito desatualizado, poderá ficar com um equipamento que não consegue revender nem reutilizar. É pouco provável que isto aconteça rapidamente, mas deverá ter este aspeto em consideração se pretender conservar o equipamento durante vários anos.
Deve alugar equipamento de escritório?
Optar pelo aluguer de equipamento de escritório apresenta vantagens e desvantagens específicas para a sua empresa.
Um dos principais motivos para considerar o aluguer é o custo inicial ou, mais precisamente, a ausência desse custo. Em vez de ter de desembolsar um montante elevado de uma só vez, pode distribuir os pagamentos ao longo de vários anos. Se a gestão da tesouraria for uma preocupação para a sua empresa, esta poderá ser a melhor solução para adquirir equipamento novo sem ter de efetuar alterações significativas ao orçamento.
As prestações mais baixas do leasing podem dar acesso a mais opções de equipamento de gama superior, que simplesmente não seriam comportáveis se todo o custo tivesse de ser pago antecipadamente. Se pretende beneficiar da tecnologia mais recente, o aluguer poderá ser a melhor forma de o conseguir dentro do seu orçamento.
Por último, o equipamento pertence à empresa de leasing. Dependendo da perspetiva, isto também poderá ser uma desvantagem. Não pode vender o equipamento para recuperar parte dos custos, mas também não corre o risco de ficar com ele após o termo do contrato de aluguer.
Se pretende atualizar regularmente o seu equipamento, o aluguer será a solução adequada. Os distribuidores estão frequentemente disponíveis para o ajudar a transferir o seu contrato de aluguer para um novo contrato relativo a um novo equipamento antes do fim do prazo atual.
Os contratos de aluguer exigem geralmente a contratação de um serviço de manutenção regular para o equipamento. Muitas vezes, o distribuidor poderá ajudá-lo a poupar algum dinheiro ao incluir este serviço no preço total da fotocopiadora ou impressora. A tranquilidade e a previsibilidade da faturação proporcionadas por um contrato de assistência são valiosas para praticamente qualquer organização.
Tendo em conta todas estas vantagens, é altura de considerar os inconvenientes de optar pelo aluguer do seu equipamento de escritório.
Embora as prestações mensais possam ser mais baixas ao optar pelo aluguer, em muitos casos o custo total acaba por ser superior ao da compra. Além disso, no final do contrato, o equipamento não fica a pertencer-lhe.
Deve também analisar cuidadosamente as condições de aluguer que aceita. Escolha uma empresa de confiança e com flexibilidade
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