Quase todos nós ficamos apreensivos quando ouvimos a palavra mudança, devido a todo o trabalho envolvido e às inúmeras tarefas que teremos de realizar. No entanto, com os conselhos que lhe vamos dar na Factoryoficina, tentaremos tornar todo o processo mais simples. Podemos também aproveitar esta oportunidade para fazer uma triagem das inúmeras coisas que acumulamos e guardamos, mas de que nunca precisamos (sim, acontece a todos), bem como para renovar a decoração. É ainda uma excelente ocasião para reorganizar o nosso posto de trabalho, tornando-o mais funcional e agradável.
O primeiro passo é decidir se vamos tratar da mudança internamente ou contratar uma empresa externa. Recomendamos a contratação de uma boa empresa especializada em mudanças de escritórios, pois, se forem profissionais competentes, saberão aconselhar-nos sobre o melhor momento e a melhor forma de realizar a mudança. Desta forma, reduzimos o tempo de inatividade e, consequentemente, a perda de produtividade. Além disso, o mobiliário sofrerá muito menos se for manuseado por profissionais. Estes facilitarão bastante o trabalho e evitarão grandes preocupações, uma vez que cumprirão os prazos e não perderão nem danificarão o nosso mobiliário de escritório ou os nossos objetos pessoais. O nosso conselho é que vale a pena pagar um pouco mais para garantir um serviço de qualidade, pois uma mudança mal executada pode fazer-nos perder muito tempo — e, por conseguinte, produtividade —, com impacto direto nos nossos custos.
Depois de escolher uma boa empresa de mudanças, devemos ter em conta as datas previstas para podermos alterar todos os contratos de fornecimento. Podemos ainda aproveitar para analisar o mercado e verificar se é possível reduzir os respetivos custos.
É provável que a empresa de mudanças nos forneça caixas para acondicionarmos os nossos objetos pessoais e materiais de trabalho, para que possam ser transportados para as novas instalações. Devemos rever cuidadosamente tudo o que pretendemos levar e aproveitar para fazer uma boa triagem. Há objetos que não faz sentido transportar, pelo que podemos poupar tempo e ganhar mais espaço no novo escritório.
Se tivermos cartões de visita, devemos atualizar a morada e informar todos os nossos clientes sobre a mudança, para evitar transtornos e garantir que sabem onde podem continuar a encontrar a nossa empresa.
Relativamente ao mobiliário de escritório, devemos planear cuidadosamente a localização de cada posto de trabalho, de cada pessoa, das salas de reuniões, etc... Devemos também verificar se precisamos de mais mobiliário ou se temos peças em excesso… É importante prestar especial atenção às cadeiras, pois são os elementos que sofrem maior desgaste, o que tem um impacto direto na nossa saúde. Recordamos que, na FactoryOfina, pode encontrar uma grande variedade de cadeiras e haverá sempre uma opção adequada às suas necessidades. Se precisar de ampliar o mobiliário, a nossa experiente equipa comercial poderá aconselhá-lo para que as novas peças sejam semelhantes às que já possui, ajudando assim a reduzir os custos.
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