Há muitos fatores importantes que contribuem para o sucesso de uma empresa, entre os quais se encontra o nível de produtividade. Os proprietários e gestores das empresas devem tomar medidas para garantir que as suas equipas trabalham sempre de forma produtiva. Algumas medidas simples que podem adotar consistem em escolher e posicionar criteriosamente o mobiliário de escritório e, desde logo, selecionar as peças adequadas, como cadeiras de escritório ergonómicas e secretárias reguláveis em altura. Com estes fatores assegurados, a sua empresa começará a observar uma melhoria significativa nos níveis de produtividade dos colaboradores.
Neste artigo, apresentamos dez formas de o mobiliário de escritório melhorar os níveis de produtividade da sua empresa e explicamos por que motivo a produtividade é tão importante.
Por que motivo é a produtividade tão importante?
A produtividade refere-se à produção total de uma pessoa em comparação com os recursos totais utilizados pela empresa. Em termos simples, aumentar a produtividade consiste em garantir que todos os processos decorrem sem problemas e que cada membro da equipa dá o seu melhor. O nível de produtividade de uma empresa pode afetar diretamente o seu sucesso global. Quando uma equipa é produtiva, as operações da empresa decorrem de forma fluida e eficiente. Uma produtividade elevada não só gera maiores lucros, como também pode reduzir os custos operacionais, uma vez que se perde menos tempo nas atividades diárias da empresa. Por outro lado, a falta de produtividade aumenta os custos, desperdiça tempo e reduz os lucros potenciais.
1) Cadeiras de escritório ergonómicas e confortáveis
O conforto dos seus colaboradores deve ser uma das suas principais preocupações. Estar confortavelmente sentado evita distrações durante o dia de trabalho. Um colaborador que se sinta constantemente desconfortável interromperá o trabalho para reajustar a sua posição, atrasando o progresso das suas tarefas.
Por outro lado, os colaboradores que se sentem confortáveis conseguem concentrar-se na tarefa em curso e alcançar melhores resultados. Na verdade, os colaboradores que se sentem confortáveis são mais felizes no trabalho e estão mais motivados. As cadeiras de escritório ergonómicas são uma das soluções mais simples para garantir o conforto. Uma cadeira de escritório ergonómica distingue-se de uma cadeira de escritório tradicional pela flexibilidade e pelo apoio corporal que proporciona. Cada pessoa tem uma altura e uma constituição física diferentes, e uma cadeira ergonómica adapta-se a estas características de uma forma que as cadeiras tradicionais não conseguem. Vários elementos do design permitem efetuar ajustes para que o utilizador possa colocar a cadeira à altura e no ângulo mais adequados e trabalhar confortavelmente.
2) Prevenir problemas de costas
As cadeiras ergonómicas oferecem mais do que simples conforto. Também ajudam os seus colaboradores a sentarem-se na posição correta. Isto é importante, pois sentar-se numa posição incorreta à secretária pode causar problemas nas costas, nos ombros e no pescoço, tanto a curto como a longo prazo. Além de reduzir o ritmo de trabalho dos colaboradores, estes problemas podem obrigá-los a ausentar-se para receber tratamento ou recuperar. Isto terá um impacto negativo na produtividade global da equipa.
As cadeiras reguláveis garantem que os colaboradores ficam sentados a uma altura adequada, evitando que permaneçam curvados sobre a secretária durante todo o dia e reduzindo a possibilidade de desenvolverem problemas musculoesqueléticos.
No entanto, os problemas de costas não são causados apenas pelo mobiliário; a utilização incorreta do mobiliário ou a falta de conhecimentos sobre uma boa postura de trabalho também fazem parte do problema. Por isso, é importante que os colaboradores estejam devidamente informados sobre a utilização correta das cadeiras.
3) Cores do escritório
Existem alguns indícios de que as diferentes cores produzem efeitos psicológicos ou emocionais nas pessoas. Por isso, deve ponderar cuidadosamente as cores utilizadas tanto na decoração como no mobiliário do escritório. As cores vibrantes criam um ambiente de trabalho agradável e promovem o entusiasmo da equipa.
Outros benefícios de escolher cores vivas incluem a melhoria do estado de espírito e a redução do stress. No entanto, evite cores demasiado intensas, pois podem desviar a atenção do trabalho. Algumas boas opções incluem o amarelo, o laranja, o azul e o verde.
Uma cor branca ou neutra nas paredes criará contraste com o mobiliário de cores vivas. Também evitará que as paredes se tornem uma fonte adicional de distração. Se o resultado parecer demasiado simples ou impessoal, pode acrescentar às paredes algumas obras de arte cuidadosamente selecionadas que reflitam a sua marca ou imagem.
4) Posicionamento junto à luz natural
Não importa apenas o mobiliário de escritório que escolhe, mas também o local onde o coloca. Os estudos demonstram que a falta de luz natural no escritório tem um efeito negativo nos trabalhadores. Dormem menos horas, têm um sono de pior qualidade e sofrem frequentemente de perturbações do sono. Isto afeta a sua capacidade de funcionar durante o dia e torna-os menos produtivos.
Se o escritório receber luz natural, procure colocar as secretárias e as cadeiras junto às respetivas fontes. Isto ajudará os seus colaboradores a manter bons níveis de produtividade, pois estarão mais despertos e concentrados.
5) Iluminação do escritório
A iluminação do escritório é frequentemente ignorada quando se procuram formas de melhorar a produtividade de uma empresa. No entanto, a escolha da iluminação pode fazer uma diferença significativa. A maioria das pessoas opta simplesmente por uma iluminação clara ou branca, sem considerar outras alternativas. Os dados disponíveis indicam que a iluminação azul ou verde poderá ser a melhor opção.
Os estudos sobre a luz azul e verde destinavam-se originalmente a analisar os efeitos da proximidade dos telemóveis durante a noite. Uma das conclusões foi que a luz azul bloqueava a produção de melatonina, impedindo um sono reparador. Os cientistas perceberam então que, se as mesmas luzes fossem utilizadas durante o dia, poderiam aumentar o estado de alerta.
A utilização de luzes azuis e verdes nos principais equipamentos de iluminação é a solução mais simples para esta questão, existindo lâmpadas especiais caso pretenda apenas adaptar os equipamentos atuais. Em alternativa, pode colocar candeeiros em vários pontos da divisão para direcionar a luz para áreas específicas do escritório.
6) Secretária regulável em altura
Em vez de dispor apenas de cadeiras reguláveis, pode também optar por secretárias reguláveis em altura. Esta é a melhor forma de os colaboradores encontrarem o nível de conforto ideal enquanto trabalham. As secretárias sit-stand são a solução ideal para este efeito e está comprovado que aumentam a produtividade.
Além de maximizar a produtividade, também beneficiam a saúde dos seus colaboradores, pois a investigação demonstra que trabalhar desta forma oferece muitas vantagens. Alguns dos benefícios para a saúde incluem um menor risco de obesidade, níveis mais baixos de açúcar no sangue, melhor disposição e mais energia, um menor risco de doença cardíaca, menos dores de costas e, em última análise, uma vida mais longa.
Alguns trabalhadores poderão recear ter dificuldade em realizar determinadas tarefas de escritório enquanto estão de pé, como escrever ao teclado. No entanto, a investigação demonstrou que a capacidade de realizar este tipo de tarefas não é afetada pelo facto de se permanecer de pé. Incentive os seus colaboradores a experimentar esta nova forma de trabalhar para que possam comprovar pessoalmente os seus benefícios.
7) Formas do mobiliário de escritório
Houve uma época em que a escolha de secretárias se limitava a modelos simples de madeira, quadrados ou retangulares. No entanto, existe atualmente no mercado uma vasta gama de mobiliário com diferentes formatos. A forma do mobiliário de escritório não deve ser escolhida apenas com base na estética, mas também no impacto que pode ter na forma como a sua equipa trabalha.
Se os colaboradores tiverem de trabalhar em conjunto para alcançar o mesmo objetivo e colaborar em projetos, deve escolher mobiliário que promova uma boa comunicação. Sentar-se em círculo aumenta a coesão e o trabalho em equipa, pelo que esta é a escolha ideal para que todos trabalhem bem em conjunto.
Existem muitas opções disponíveis em termos de tamanho e estilo do mobiliário, e a sua escolha dependerá da forma como a equipa trabalha. Por exemplo, deve considerar se tem grupos pequenos ou maiores a trabalhar em conjunto; se o trabalho em equipa é ocasional ou constante; se os membros da equipa pertencem ao mesmo departamento; ou se membros de diferentes departamentos integram a mesma equipa, mas intervêm em fases distintas.
Outra forma de o formato do mobiliário melhorar a produtividade consiste em proporcionar uma circulação mais fluida no escritório. Se as pessoas puderem deslocar-se livremente pelo espaço, enfrentarão menos atrasos na realização das suas tarefas. A forma e a dimensão do escritório influenciarão os formatos de mobiliário mais adequados.
8) Plantas no escritório
Uma forma surpreendentemente fácil e económica de melhorar a produtividade no escritório consiste em acrescentar algumas plantas. A maioria das pessoas parte do princípio de que as plantas servem apenas para tornar o escritório visualmente mais interessante. No entanto, também cumprem várias funções práticas que beneficiarão a sua empresa.
Um estudo comparou a produtividade de dois grupos de trabalhadores. Um dos grupos tinha plantas e computadores no escritório, enquanto o outro tinha apenas computadores. O grupo que trabalhava com plantas foi 12 por cento mais produtivo do que o outro. Se esta estatística não for suficiente para o convencer, considere os restantes benefícios de ter plantas no escritório. Podem melhorar a qualidade do ar, criar um ambiente de trabalho agradável e reduzir os níveis de stress dos trabalhadores. Todas estas vantagens podem contribuir para os níveis de produtividade mais elevados e ajudar a explicá-los.
9) Espaço de trabalho organizado
Ter um espaço de trabalho organizado faz uma grande diferença. Em primeiro lugar, a desarrumação causa distrações, pelo que um espaço limpo pode ajudar os trabalhadores a concentrarem-se. Em segundo lugar, se tudo estiver devidamente arrumado e organizado, os colaboradores perderão menos tempo à procura do que necessitam. Por fim, quando trabalhos e documentos se perdem no meio da desarrumação, pode ser necessário repetir tarefas ou perder tempo à procura do que desapareceu; ambas as situações atrasam o trabalho no escritório.
Existem duas soluções principais para estes problemas. A primeira consiste em comprar secretárias com arrumação integrada, para que os colaboradores disponham de locais onde guardar documentos, material de escritório e quaisquer outros artigos utilizados diariamente. Isto ajudará a manter os espaços de trabalho individuais organizados e permitirá trabalhar de forma mais eficiente e sem distrações.
A segunda solução consiste em adquirir boas soluções de arrumação para o escritório, para que tudo tenha o seu lugar. Consoante a utilização prevista, algumas opções incluem arquivadores, blocos de gavetas, armários e caixas. Ao escolher o mobiliário de arrumação, é importante definir claramente o que será guardado em cada elemento, para poder selecionar as soluções mais adequadas e úteis.
10) Dividir o escritório
Se forem realizadas diferentes atividades no seu escritório, vale a pena considerar a divisão do espaço em várias áreas. Isto significa que poderá ter de escolher mais do que um tipo de mobiliário.
Alguns dos seus colaboradores poderão trabalhar individualmente em determinadas tarefas e precisar de evitar as distrações causadas pelos restantes colegas. Os postos de trabalho compartimentados são a solução óbvia para este tipo de atividade, pois proporcionam alguma privacidade aos colaboradores e permitem-lhes concentrar-se na tarefa.
Outros membros da equipa poderão ter de trabalhar em conjunto num projeto. Nesse caso, precisarão de uma área separada, com mobiliário completamente diferente do utilizado pelos colaboradores que trabalham individualmente. Escolha elementos que promovam uma boa comunicação entre os vários membros da equipa. Também precisarão de uma superfície de trabalho suficiente e de espaço em redor das secretárias e cadeiras para se poderem movimentar livremente.
É necessário um espaço adicional para os períodos de descanso dos colaboradores, equipado com um estilo de mobiliário mais descontraído. Dispor desta área separada ajudará os colaboradores a fazer uma pausa adequada no trabalho. Isto permitirá recuperar energias e manter a motivação durante o resto do dia. Também os ajudará a separar o trabalho da vida pessoal. Se existir um local onde os colaboradores possam conversar durante uma pausa, será menos provável que interrompam o trabalho ao longo do dia.
Estas são apenas dez das formas através das quais o mobiliário do seu escritório pode ter um impacto positivo na produtividade da empresa. Poderá constatar que o mobiliário adequado proporciona benefícios adicionais para si e para a sua equipa, como melhorar a saúde dos colaboradores, poupar tempo e reduzir custos. Também aumenta a probabilidade de os colaboradores apreciarem o ambiente onde trabalham, elevando os seus níveis de entusiasmo e motivação. Por estes motivos, vale a pena dedicar algum tempo à escolha criteriosa do mobiliário e ao planeamento da disposição do espaço, para garantir que tira o máximo partido da área disponível e beneficia de uma maior produtividade na sua empresa.
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