Quando trabalha numa tarefa de que não gosta particularmente ou que considera difícil, pode ser muito fácil começar a adiá-la. No entanto, isso pode causar problemas, como não conseguir concluir o projeto a tempo, o que poderá criar dificuldades com a sua chefia. Se estiver preso num ciclo constante de adiamento e pressa para terminar um projeto, poderá sentir que nunca conseguirá sair dele. Contudo, existem várias técnicas e soluções que pode experimentar para evitar a procrastinação no escritório, como investir numa cadeira de escritório ergonómica para se sentir confortável enquanto está no escritório.
Evitar a procrastinação no local de trabalho
Elimine as distrações
Se já sabe que algo representa uma grande distração para si, deve considerar eliminá-lo do seu espaço de trabalho. Se estiver sentado perto de um colega que sabe que continuará a conversar enquanto tenta trabalhar, veja se pode mudar-se para outro local do escritório, mesmo que seja apenas até concluir uma tarefa.
Se acha que poderá sentir-se tentado a navegar na Internet durante o trabalho, verifique se é possível desligar o seu equipamento da rede para eliminar esta forma de procrastinação. Poderá ter de ser um pouco mais rigoroso consigo próprio; no entanto, existe sempre uma forma de evitar as distrações se estiver realmente empenhado em eliminá-las.
Garanta o seu conforto com cadeiras ergonómicas
Poderá ser mais fácil manter-se concentrado no trabalho se estiver confortável. O mobiliário de escritório que utiliza desempenha um papel importante neste aspeto. Se estiver sentado numa cadeira desconfortável, poderá ter de mudar de posição ou até levantar-se e caminhar um pouco.
As cadeiras ergonómicas são uma excelente opção para o escritório, pois proporcionam um bom apoio sempre que necessário, ajudando a evitar dores que podem distraí-lo e impedi-lo de concluir o trabalho.
Da mesma forma, as secretárias reguláveis em altura também são excelentes para reduzir a tensão nas costas e no pescoço, uma vez que podem ser ajustadas à altura ideal para si. Assim, permanecerá confortável durante todo o dia de trabalho e terá menos probabilidades de se distrair.
Divida a tarefa
Se está a adiar uma tarefa porque a sua dimensão lhe parece incomportável, tente dividi-la em partes mais pequenas. Desta forma, cada parte da tarefa parecerá menos intimidante e sentir-se-á mais preparado para começar.
Também poderá descobrir que não demora muito tempo a concluir a primeira parte da tarefa, o que lhe dará a motivação necessária para continuar a trabalhar.
Defina vários prazos
Este ponto está estreitamente relacionado com o anterior. Depois de dividir a tarefa em partes mais pequenas, defina um prazo para cada uma delas que lhe permita concluir o projeto a tempo. Quando ainda faltam semanas para o prazo final de todo o projeto, poderá ter a falsa sensação de que dispõe de mais tempo do que realmente tem.
Definir prazos intermédios permite-lhe planear o que é necessário fazer ao longo de todo o projeto, sendo este tipo de plano geralmente mais fácil de cumprir.
Veja o que já concluiu
Se já concluiu parte da tarefa, deve reconhecer esse progresso. Em vez de se preocupar com o que ainda falta fazer, pense em tudo o que já conseguiu alcançar. Isto mostrar-lhe-á que a tarefa não é tão difícil nem tão inatingível como poderá parecer e poderá incentivá-lo a avançar um pouco mais.
Organize o seu espaço de trabalho
Acredita-se que uma secretária sem desordem pode ajudar a aumentar a produtividade. Procure retirar da secretária todos os objetos desnecessários e mantenha apenas aquilo de que precisa para concluir a tarefa específica em que está a trabalhar.
Se apenas precisa de trabalhar no computador, coloque o bloco de notas e a caneta fora do seu alcance para não sentir a tentação de começar a rabiscar. Se transformar o seu espaço de trabalho num local onde gosta de trabalhar, será mais fácil começar a tarefa.
Para garantir que mantém o seu espaço de trabalho limpo e organizado, talvez seja aconselhável adquirir um armário de arquivo. Atualmente, existe no mercado uma grande variedade de armários de arquivo à escolha. Ter um armário de arquivo no escritório não só manterá o espaço de trabalho organizado, como também permitirá arrumar melhor os seus artigos, facilitando a sua localização. Desta forma, não perderá tempo à procura de objetos, podendo utilizá-lo para concluir as suas tarefas.
Diga aos outros o que pretende alcançar
Poderá sentir que consegue trabalhar mais se tiver de prestar contas a outras pessoas. Diga aos seus colegas o que pretende alcançar até ao final do dia e peça-lhes que acompanhem o seu progresso. Se souber que lhe vão perguntar o que fez ao longo do dia, será mais provável que se esforce por concluir as tarefas. Pode até falar com os seus amigos e familiares sobre o grande projeto em que está a trabalhar, pois é provável que também lhe perguntem como está a correr.
Tente não ser perfeccionista
Se está à espera do momento perfeito para fazer algo, é muito provável que esse momento nunca chegue. Por vezes, é necessário simplesmente começar, em vez de tentar fazer tudo na perfeição. Poderá sempre voltar mais tarde e fazer alterações, se tiver tempo.
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