Gerir a saúde e a segurança no escritório pode parecer muito dispendioso, demorado e até complicado. Mas é mais fácil do que a maioria das pessoas pensa. Estabelecer os procedimentos corretos para evitar acidentes ou lesões dos seus colaboradores pode contribuir significativamente para melhorar a produtividade geral da empresa. Na maioria dos casos, isto implicará uma série de tarefas práticas básicas que não só protegem as pessoas contra danos, como também asseguram o crescimento e o sucesso futuros da sua empresa. É importante ter em conta que as políticas de saúde e segurança se aplicam a todos os locais de trabalho. Além disso, tanto os empregadores como os trabalhadores são responsáveis pela implementação das medidas de saúde e segurança no local de trabalho, em benefício de todos.
A abordagem a adotar dependerá da dimensão e da natureza da sua empresa. Uma vez que a maior parte do horário de trabalho no escritório é passada na posição sentada, é particularmente importante dispor de cadeiras de escritório ergonómicas adequadas para minimizar os problemas de costas. As secretárias para trabalhar de pé também podem proporcionar uma solução a longo prazo para problemas associados à posição sentada, como as dores de costas.
Tendo isto em conta, apresentamos 8 princípios básicos de saúde e segurança no escritório.
1. Ventilação
É importante garantir que o seu escritório dispõe de uma boa ventilação. Isto implica, essencialmente, instalar um sistema de ventilação eficaz ou manter um fornecimento regular de ar limpo e fresco. Esta medida contribuirá significativamente para prevenir a propagação de doenças contagiosas entre os trabalhadores e, consequentemente, reduzir a frequência das ausências dos colaboradores. A má qualidade do ar pode ter consequências graves para a saúde, com sintomas como rouquidão e pieira, tosse, infeções das vias respiratórias, sonolência, dores de cabeça, fadiga mental, erupções cutâneas, pele seca, tonturas, náuseas e irritação dos olhos, da garganta e do nariz. De acordo com o Regulamento dos Locais de Trabalho (Saúde, Segurança e Bem-Estar) de 1992, também é obrigatório eliminar qualquer excesso de contaminantes no local de trabalho, desde resíduos comuns a fumos nocivos.
2. Temperatura adequada
O seu espaço de trabalho deve manter sempre uma temperatura adequada. Quando o escritório está demasiado quente ou demasiado frio, pode tornar-se bastante desconfortável para alguns dos seus colaboradores. Certifique-se de que a temperatura está regulada para um nível adequado a todos. Embora não exista uma lei que determine a temperatura mínima ou máxima ideal, a maioria das pessoas concorda, de um modo geral, que 16 graus Celsius é a temperatura mais adequada num local de trabalho. No entanto, um ambiente de escritório pode exigir uma temperatura ligeiramente superior.
3. Boa iluminação
A importância de uma boa iluminação no local de trabalho não deve ser subestimada. Um espaço de trabalho mal iluminado pode afetar significativamente a saúde e o estado de espírito dos seus colaboradores e, em última análise, comprometer a sua capacidade de desempenhar bem as respetivas funções. De facto, estudos demonstraram que trabalhar num escritório demasiado escuro ou demasiado iluminado pode provocar problemas físicos, como fadiga, dores de cabeça e cansaço visual. Pode evitar estes problemas garantindo que todos os postos de trabalho dispõem de luz suficiente. Também pode disponibilizar candeeiros de secretária individuais aos seus colaboradores para complementar a iluminação do teto.
4. Organização dos cabos
Os cabos soltos no local de trabalho podem ser perigosos. Por isso, certifique-se sempre de que todos os cabos telefónicos, cabos de computador e outros cabos estão devidamente organizados. Existem várias soluções que pode utilizar para organizar cabos difíceis de controlar. Por exemplo, pode utilizar abraçadeiras de plástico para agrupar os cabos ou instalar uma calha para cabos por baixo de cada posto de trabalho. Além disso, pode considerar investir em secretárias com sistemas integrados de gestão de cabos, como passa-cabos incorporados.
5. Mantenha as zonas de passagem desimpedidas
O Executivo de Saúde e Segurança atribui às zonas de passagem obstruídas a maioria das quedas que ocorrem no local de trabalho. O seu escritório deve ser suficientemente seguro para que os membros da equipa possam circular sem colocar o seu bem-estar em risco. Isto significa, essencialmente, garantir que as zonas de passagem estão sempre desimpedidas. Incentive todos a adotar a abordagem de «ver e arrumar»: se alguém detetar uma zona de passagem obstruída, deve comunicar o problema a um superior ou resolvê-lo por iniciativa própria. Um plano de limpeza eficaz também pode ajudar a garantir que as zonas de passagem se mantêm arrumadas e limpas em permanência.
6. Espaços de trabalho confortáveis
Os espaços de trabalho confortáveis são essenciais, sobretudo quando se espera que os trabalhadores permaneçam sentados no mesmo lugar durante longos períodos. Por isso, é importante disponibilizar a cada membro da equipa o mobiliário de escritório adequado , como uma secretária e uma cadeira com bom apoio e regulação. Outro aspeto importante a considerar é a organização do espaço. Por exemplo, os ecrãs dos computadores devem ser colocados ao nível dos olhos e à distância de um braço. Por outro lado, o teclado e o rato devem ficar próximos um do outro, para que o trabalhador possa alternar facilmente entre ambos.
7. Implemente medidas adequadas de primeiros socorros
Qualquer local de trabalho seguro deve dispor de medidas adequadas de primeiros socorros. Caso um colaborador sofra uma lesão ou adoeça durante o trabalho, deve existir um procedimento definido para garantir que recebe assistência e cuidados médicos o mais rapidamente possível. Os acidentes podem ocorrer em qualquer lugar, mesmo num ambiente de escritório, pelo que é importante estar totalmente preparado. No mínimo, deve existir no local de trabalho uma caixa de primeiros socorros devidamente equipada, bem como uma pessoa designada para assumir essa responsabilidade. Pode ser útil contar com uma pessoa qualificada para prestar primeiros socorros. Se necessário, pode financiar a formação certificada de um membro da equipa para que obtenha a qualificação em primeiros socorros. Os procedimentos de saúde e segurança no local de trabalho são diversos. No entanto, os pontos anteriores deverão ser suficientes para abranger os aspetos básicos e ajudá-lo a compreender como pode transformar o seu escritório num espaço seguro, agradável e acolhedor.
8. Disponibilize instalações de bem-estar adequadas
É importante prestar atenção à satisfação e ao bem-estar dos seus trabalhadores. Uma forma de o fazer é disponibilizar-lhes os serviços básicos que tornarão o horário de trabalho mais confortável. Por exemplo, devem existir sanitas e lavatórios em funcionamento, bem como sabão e secadores de mãos ou toalhas. Além disso, a sua equipa deve ter acesso a um local onde possa comer e descansar, como uma zona de descanso ou uma cozinha, bem como a água potável segura e limpa. Em alguns casos, pode ser necessário disponibilizar um local onde os trabalhadores possam guardar os seus pertences, como roupa, malas e casacos, sobretudo se utilizarem um uniforme específico. Naturalmente, este espaço deve incluir uma zona privada onde a equipa possa mudar de roupa.
Deja un comentario